Тихо і без будь-яких роздумів Microsoft змінила поведінку за замовчуванням для обробки порожніх комірок у джерелі зведеної таблиці. На моїх живих семінарах Power Excel, коли я переходжу до розділу зведеної таблиці дня, я можу розраховувати на те, що принаймні одна людина запитає мене: "Чому мої зведені таблиці за замовчуванням підраховують замість Суми, коли я перетягую дохід до зведеної таблиці . " Якщо у вас є Office 365, в Excel надходить зміна, щоб зменшити кількість випадків, коли це відбувається.
Коли я отримую запитання, я пояснюю, що це одна з двох речей:
- Чи є шанс, що у вас є одна або кілька порожніх комірок у стовпці Дохід?
- Я показую, що коли я створюю зведену таблицю, я виділю одну клітинку у вихідних даних. Але, я знаю, що багато людей відберуть цілу колонку, наприклад A: I. Я ціную цю ідею, оскільки якщо ви додасте більше даних пізніше, вона стає частиною зведеної таблиці натисканням кнопки Оновити.
Примітка
Для людей, які вибирають весь стовпець, я зазвичай пропоную перетворити їх вихідні дані зведеної таблиці в таблицю за допомогою Ctrl + T. Будь-які дані, вставлені під таблицю, також стануть частиною зведеної таблиці, натиснувши кнопку Оновити. Це було висвітлено в Підкасті 2149.
Раніше ось що могло б статися:
У вас є одна порожня комірка у даних зведеної таблиці.
Якщо у списку полів зведеної таблиці встановити прапорець Дохід, він переміститься до області Рядки замість області Значення. Це рідко те, що ви хочете.
Люди, які регулярно стикаються з цією проблемою, зазвичай дізналися, що ви хочете перетягнути дохід у область цінностей. Але це не вдалося б, тому що тепер ви отримуєте граф замість суми.
Подумайте про те, що відбувалося: одна порожня клітинка в стовпці доходів спричинить підрахунок замість суми. Для тих людей, які вибирають A: I замість A1: I564, ви по суті вибираєте 563 числові комірки та 1048 012 порожніх комірок.
Нова вдосконалена функція
Найкрасивішим у підписці на Office 365 є те, що команда Excel може виштовхувати оновлення щовівторка, а не раз на три роки. Я почав помічати кілька семінарів тому, що якщо я продемонструю "проблему" з порожньою клітинкою, Excel правильно дасть мені суму доходу замість підрахунку доходу.
Після моїх нещодавніх семінарів у Форт-Уейні, Атланті та Нешвілі, я звернувся до Еша до команди Excel. (Деякі з вас, можливо, пам’ятають нові поради від Еша щосереди, що стосуються моїх останніх 40 днів серії "Excel"). Еш зазначає, що хтось писав команді Excel, повідомляючи про помилку, що Excel розпізнає стовпець як текст, якщо стовпець містить суміш чисел і порожніх комірок. Команда Excel виправила помилку.
Тепер - навіть із порожньою коміркою, як показано на малюнку 1, ви можете створити таку зведену таблицю за п’ять клацань миші:
- Вставити
- Зведена таблиця
- в порядку
- Позначка Регіон
- Позначка Дохід
Ця функція вже потрапила на канал Microsoft Insiders Channel. Він також потрапив на Щомісячний (цільовий) канал. Це точно у версії 1804, хоча, можливо, було і в попередніх версіях. Якщо ваш ІТ-відділ призначив вам щоквартальні оновлення, слідкуйте за версією 1804, щоб надійти, і проблема буде вирішена.
Зверніть увагу, що нова поведінка стосується лише даних, де стовпець містить цифри або порожні клітинки. Якщо у вашій колонці містяться такі слова, як "Ні", "Недоступно" або "Нуль", Ви й надалі отримуватимете підрахунок доходу замість суми. Також - остерігайтеся людини, яка очищає клітинку, натиснувши пробіл кілька разів. Клітинка, яка містить "", - це не порожня комірка. Найкращий спосіб очистити комірку - вибрати клітинку та натиснути клавішу Delete.
