Ви щойно бачили, як об’єднати дані, але люди часто запитують про протилежну проблему: як проаналізувати дані, що містяться в одному стовпці. Скажімо, ви хотіли відсортувати дані на малюнку нижче за поштовим індексом:
Виберіть дані в A2: A99 і виберіть Дані, Текст у стовпці. Оскільки деякі назви міст, такі як Су-Фоллз, є двома словами, ви не можете розбити дані при кожному появі пробілу. Натомість вам потрібно скористатися комою, щоб отримати місто у стовпці A, а також штат та поштовий індекс у стовпці B, тож виберіть Розділено на кроці 1 майстра та натисніть Далі.
На кроці 2 майстра зніміть виділення з вкладки та виберіть Кома. Попередній перегляд внизу діалогового вікна показує, як будуть виглядати ваші дані. Натисніть Далі.
Обережно
Протягом решти дня після використання тексту в стовпці Excel запам'ятовує варіанти, вибрані вами на кроці 2 майстра перетворення тексту в стовпці. Якщо скопіювати дані з Блокнота та вставити їх у Excel, вони будуть розділені комою. Це часто божеволіє, оскільки більшість днів дані не обробляються комою, але протягом решти сьогодні це буде так. Щоб виправити це, закрийте та знову відкрийте Excel.
Крок 3 майстра просить вас оголосити кожен стовпець загальним, текстовим або датою. Добре залишити стовпці встановленими як Загальні.
Після того, як ви розділили штат і поштовий індекс на стовпець B, виберіть B2: B99 і знову виберіть Data, Text to Columns. Цього разу, оскільки кожен стан складається з двох символів, ви можете використовувати фіксовану ширину на кроці 1 майстра. Щоб зберегти початкові нулі в поштовому індексі, виберіть другий стовпець і виберіть Текст як тип даних на кроці 3 майстра.
Порада
Багато даних добре працюватимуть із фіксованою шириною, навіть якщо це не схоже на вирівнювання. На наступному малюнку перші три рядки мають шрифт Калібрі і, здається, не вишикуються. Але якщо ви зміните шрифт на Courier New, як у рядках 4: 7, ви зможете побачити, що стовпці ідеально вибудовані.
Іноді ви знайдете набір даних, де хтось використовував Alt + Enter, щоб розмістити дані в новому рядку всередині комірки. Ви можете розбити кожен рядок на новий стовпець, набравши Ctrl + j у полі Інше на кроці 2 майстра, як показано нижче. Чому Ctrl + j? Ще у 1980-х IBM оголосила Ctrl + j лінійною подачею. Ctrl + j також можна ввести в діалоговому вікні Знайти та замінити.
Є три особливі ситуації, з якими текст у стовпці легко обробляється:
- Дати у форматі РРРРММДД можна змінити на справжні дати. На кроці 3 майстра клацніть заголовок стовпця у діалоговому вікні, виберіть Дата, а потім виберіть YMD зі спадного меню.
- Якщо у вас є від’ємні числа, де після числа з’являється знак мінус, перейдіть до кроку 3 майстра, натисніть кнопку «Додатково» та виберіть «Відстаючий мінус» для від’ємних чисел.
- Дані, скопійовані зі змісту, часто мають крапки, що простягаються від тексту до номера сторінки, як показано нижче. На кроці 2 майстра виберіть «Інше», введіть крапку та встановіть прапорець «Обробляти послідовні роздільники як одне».
