Днями я розмовляв зі Стівом по телефону, коли придумав ідею для цієї підказки. Стів мав таблицю щомісячних показників продажів в Excel. Оскільки дві лінійки продуктів були об’єднані, Стіву потрібно було додати всі цифри продажів від товару D до цифр продажів для продукту C. Коли я слухав по телефону, Стів зробив те, що ми всі робимо: він вставив порожній рядок Excel, введений формула Excel для підсумовування комірок, потім використовували спеціальні значення paste, щоб вставити результат поверх початкових цифр для продукту C, потім видалили старий продукт D і тимчасовий порожній рядок. Існує швидший спосіб - використовувати спеціальну вставку замість спеціальних значень вставки.
Якщо ви працюєте з електронними таблицями з часів Lotus 1-2-3, то ви знаєте, як / Діапазон значень комірок з формулами, щоб змінити записи з формул на значення. Коли ви переходили до Excel, довідка Excel навчила нас використовувати «Правка»> «Спеціальна вставка»> «Значення», щоб виконати те саме. Після бурчання про необхідність вивчати новий метод, ми всі швидко почали використовувати "Вставити спеціальні цінності" (якщо ви справжній горіх на клавіатурі, ви запам'ятали ярлик alt-esv) і продовжили наше життя.
Для тих, хто не знає, як використовувати спеціальні вставки: перегляньте Приєднання тексту в Excel.
Ось порада цього тижня: Ви коли-небудь заглядали у діалогове вікно Спеціальна вставка і замислювались, що насправді роблять усі ці інші варіанти?
Давайте подивимось на розділ "Операція" діалогового вікна PasteSpecial. За допомогою опції «Додати» ви можете виділити прямокутний діапазон комірок, скористатися «Правка»> «Копіювати», щоб скопіювати їх у буфер обміну, а потім скористатися «Редагувати»> «Спеціальна вставка»> «Додати», щоб додати ці значення до іншого діапазону комірок. Це полегшить завдання Стіва.
Давайте подивимось на приклад Стіва. Він хоче додати показники продажів кожного місяця з пункту D до відповідного місяця для елемента C. Спочатку Стів виділив клітинки B4: M4 і натиснув Edit> Copy.
Далі він виділить клітинку B3, вибере «Редагувати»> «Вставити спеціальне» та виберіть «Додати» в розділі «Операція» діалогового вікна «Вставити спеціальне».
Натисніть OK, і Excel додасть комірки з буфера обміну до існуючих значень для елемента C.
Тепер Стів може видалити елемент D і продовжувати свій шлях. Цей метод швидший і менш схильний до помилок, ніж вставлення рядка, введення формули, зміна формул на значення та вставка над вихідними цифрами. Це не набагато швидше, але кожен біт допомагає.
Спеціальна вставка також може використовуватися для застосування одного значення до діапазону комірок. Наприклад, якщо у вас 1000 клітинок, які є всіми негативними, і вам потрібно змінити їх на позитивні:
- Знайдіть тимчасову комірку і введіть -1 як значення в цій комірці
- Скопіюйте тимчасову комірку
- Виділіть діапазон 1000 комірок
- Використовуйте "Редагувати"> "Спеціальна вставка"> "Множення", щоб помножити всі ці 1000 комірок на мінус 1.
Отже, наступного разу, коли ви опинитеся вставити тимчасовий рядок, щоб виконати обчислення, спробуйте ці інші варіанти, знайдені у діалоговому вікні Спеціальна вставка, щоб спростити своє життя.
