Сортування проміжних підсумків Excel - Поради Excel

Дякую Дереку Фрейлі з Springfield MO за цю пораду.

Ця порада від мого друга Дерека Фрейлі з Спрінгфілда, штат Міссурі. Я проводив семінар у Спрінгфілді і показував свої улюблені підсумкові трюки.

Для тих з вас, хто ніколи не використовував проміжні підсумки, ось як їх налаштувати.

Для початку переконайтесь, що ваші дані відсортовані. Дані нижче сортуються за замовником у стовпці C.

Зразок набору даних

На вкладці Дані виберіть Проміжні підсумки. Діалогове вікно Проміжні підсумки завжди хоче проміжні підсумки за крайнім лівим стовпцем. Відкрийте спадне меню При кожній зміні та виберіть Клієнт. Переконайтеся, що для поля Використовувати функції встановлено значення Сума. Виберіть усі числові поля.

Параметри проміжної суми

Коли ви натискаєте OK, Excel вставляє проміжний підсумок під кожну групу клієнтів. Але, що ще важливіше, він додає кнопки групи та структури зліва від стовпця А.

Кнопки групи проміжних підсумків та структури

Коли ви натискаєте кнопку №2 "Група" та "Контур", рядки деталей приховуються, і у вас залишаються лише проміжні підсумки та загальна сума. Це прекрасний підсумок детального набору даних. Звичайно, на цьому етапі клієнти з’являються в алфавітному порядку. Дерек із Спрінгфілда показав мені, що коли дані згортаються у поданні №2, ви можете сортувати за будь-яким стовпцем. На малюнку нижче вибрано клітинку стовпця Дохід, і ви збираєтеся натиснути кнопку сортування ZA.

Клацніть на кнопці групи 2 та структури

Найкращий клієнт, магазин собак Wag More, підходить до вершини набору даних. Але справа не доходить до рядка 2. За прихованими рядками Excel насправді сортує шматок записів. Усі рядки Wag More detail переміщувались разом із рядком проміжних підсумків.

Сортувати ZA

Якщо ви повернетесь до подання №3, ви побачите детальні записи, що надійшли. Excel не сортував записи деталей, а привів їх у вихідній послідовності.

Детальні записи із переглядом №3

Для мене це вражає з двох сторін. По-перше, я вражений, що Excel правильно з цим справляється. По-друге, дивно, що хтось коли-небудь спробує це. Хто б міг подумати, що Excel впорається з цим правильно? Очевидно, Дерек із Спрінгфілда.