Щоб спробувати цю пораду на власному комп’ютері, завантажте та розпакуйте CFH249.zip.
Багато разів ми створюємо електронні таблиці для заповнення іншими людьми. Якщо ці інші люди не дивляться "Заклик на допомогу", вони можуть бути не такими кмітливими, як ви. Ці люди можуть знайти незвичні способи введення неправильного типу даних - введення тексту там, де ви очікуєте цифри, або неправильне написання регіонів. Використовуйте функції перевірки даних Excel, щоб контролювати, що можна вводити у вашу електронну таблицю.
За замовчуванням для кожної комірки Excel встановлено будь-яке значення. Ви можете використовувати діалогове вікно Дані - Перевірка, щоб контролювати, які значення люди можуть вводити в клітинку.
Налаштуйте комірку, щоб дозволити цілі числа від 1 до 50
На наведеному нижче аркуші ви хочете обмежити клітинку B1 приймати лише цілі числа від 1 до 50.
Виділіть комірку B1. У меню Excel виберіть Дані - Перевірка.
Спочатку діалогове вікно перевірки даних показує, що в комірці налаштовано будь-яке значення.
У спадному меню Дозволити виберіть Цілий номер.
Вибравши цілий номер, діалогове вікно змінюється, показуючи мінімальне та максимальне значення. Введіть тут 1 і 50.
У діалоговому вікні Перевірка даних виберіть вкладку Вхідне повідомлення. Значення на цій сторінці з’являтимуться у підказці, яка з’являтиметься щоразу, коли хтось вибере комірку. Введіть заголовок та текст, щоб керувати людиною, використовуючи аркуш.
На вкладці Повідомлення про помилку введіть повідомлення про помилку, яке відображатиметься, якщо хтось введе неправильне значення.
Виберіть ОК, щоб закрити діалогове вікно.
Коли хтось переміщує покажчик комірки до комірки B1, на вкладці Вхідне повідомлення з’явиться підказка з текстом.
Якщо вони намагаються ввести неправильне значення, Excel представляє ваше повідомлення про помилку.
Як тільки вони вводять неправильне значення, вони повинні або ввести правильне значення, або натиснути клавішу Esc, щоб вийти з повідомлення про помилку. Натискання клавіші Esc очистить запис у B1.
Додаткові деталі
Ви маєте певний контроль над тим, наскільки пильним буде Excel. Я ненавиджу, коли машини намагаються робити вигляд, що вони розумніші за мене. Що робити, якщо одного дня ваша компанія виросла і дійсно дійсно мати представника №51? Якщо змінити стиль із «Зупинити» на «Попередження», Excel відмовить людину вводити номер 51, але це дозволить. Ось вкладка Повідомлення про помилку:
Отримане повідомлення про помилку має кнопку за замовчуванням, яка вказує на те, що результат слід змінити. Людина, яка використовує аркуш, може вибрати Так, щоб дозволити введення 51.
Якщо ви зміните стиль помилки на Інформація, особа отримає попередження про те, що вона ввела несподіване значення, але за замовчуванням у вікні повідомлення встановлено значення ОК, щоб дозволити йому зберегти неправильне значення. У цьому випадку ви можете використовувати повідомлення, подібне до цього.
Введіть неправильне значення, і повідомлення про помилку дозволить вам прийняти неправильне значення простим натисканням клавіші Enter, щоб вибрати кнопку за замовчуванням OK.
Використання перевірки для створення спадного меню
Якщо ви дозволите людям вводити текст в певному регіоні, незабаром ви виявите, що існує десяток способів в'їзду в "Західну Австралію". Краще було б дозволити людям обирати зі спадного меню дійсні значення. Це дуже просто налаштувати.
По-перше, перейдіть до місця на робочому аркуші та введіть свій список дійсних регіонів.
Виділіть клітинку, в якій має бути випадаюче меню. У меню виберіть Дані - Перевірка. Змінити будь-яке значення на Список. У текстовому полі Source виберіть діапазон, що містить ваш список. Залишити у випадаючому списку комірок вибраним.
Результат: кожного разу, коли клітинку вибрано, з’явиться стрілка спадного списку, і ваш список буде доступним.
Додаткові деталі
Можливо, ви захочете перенести список на інший аркуш, щоб його випадково не видалити. Технічно Microsoft заявляє, що це заборонено. Однак є обхідний шлях. Введіть список на іншому аркуші. Призначте цьому діапазону назву діапазону (Вставити - Ім'я - Визначити).
На оригінальному аркуші налаштуйте перевірку. У полі Список введіть знак рівності, а потім назву діапазону на іншому аркуші.
Додайте підказки до комірок
Одне цікаве використання перевірки - це налаштування вхідних повідомлень для комірки, залишаючи порожніми інші вкладки діалогового вікна перевірки даних. Таким чином, програма прийме будь-яке значення без повідомлення про помилку, але коли хтось переміщує покажчик комірки до комірки, він побачить підказку, яка вказує їм, які значення очікуються.
