Щоб спробувати цю пораду на власному комп’ютері, завантажте та розпакуйте CFH231.zip.
Зведені таблиці - це найпотужніша функція Excel. Інші поради на цьому сайті обговорюють зведені таблиці, але сьогоднішнє шоу розповідає про два цікавих способи використання зведених таблиць. По-перше, ви можете використовувати зведену таблицю, щоб скласти унікальний список значень із поля. По-друге, ви можете використовувати зведену таблицю, щоб показати відсоток елементів у рядку.
Набір даних містить 10000+ рядків даних про продажі. Є стовпці для замовника, товару, місяця та кількості проданих товарів.
Пошук унікальних цінностей
Традиційним способом знайти унікальні значення зі списку є використання команди Дані - Фільтр - Розширений фільтр. Однак ви також можете створити унікальний список значень за допомогою зведеної таблиці. Виберіть одну клітинку в наборі даних. У меню виберіть Дані - зведена таблиця та звіт зведеної діаграми. Клацніть Готово. Вам буде представлена порожня зведена таблиця, як показано нижче.
Щоб отримати унікальний список клієнтів, виберіть поле Клієнт і натисніть кнопку Додати до області рядків.
Якщо порахувати, то загалом це було чотири кліки. Тепер ви можете скопіювати комірки A5: A28 на інший аркуш, і у вас є унікальний список клієнтів.
Обчислення відсотка від загальної суми
Поверніться до вихідного набору даних і виберіть одну клітинку. У меню виберіть Дані - зведена таблиця та звіт зведеної діаграми. Клацніть Готово, щоб створити порожню зведену таблицю.
У списку полів зведеної таблиці виберіть Продукт і натисніть Додати до області рядків.
Далі виберіть поле Дата. Змініть спадне меню внизу списку полів на область стовпців і натисніть кнопку Додати до.
Виберіть поле Справа. Змініть спадне меню на область даних. Натисніть кнопку Додати до. У зведеній таблиці відображатимуться продажі за товарами та місяцями.
Незважаючи на те, що цей звіт являє собою підсумок 10 000 рядків даних, він все ще викликає заплутаність безлічі цифр. Насправді важко помітити тенденції в даних. Коли банани продаються найкраще? Важко сказати.
Двічі клацніть кнопку Сума справ у комірці A3, щоб відобразити діалогове вікно Поле зведеної таблиці. Діалогове вікно надає кілька налаштувань, які рідко потрібно змінювати. Однак натисніть кнопку Параметри, щоб побачити більше варіантів.
Розгорнуте діалогове вікно вказує, що ви відображаєте дані як Звичайний.
Виберіть спадне меню Показувати дані як. Є варіанти для:
- Звичайний
- Різниця від
- % від
- Відмінність
- Загальний запуск
- % рядка
- % стовпця
- % від загальної суми
- Індекс
Для сьогоднішнього аналізу виберіть% рядка. Базове поле та базовий елемент не відносяться до% рядка, тому ці параметри сірі. Виберіть ОК, щоб закрити діалогове вікно і повернутися до зведеної таблиці.
У зведеній таблиці ви побачите, що продажі бананів найсильніші у січні - лютому. Яблука найкраще працюють у вересні-листопаді, а вишні - у травні - липні.
Хоча для створення зведених таблиць зазвичай потрібні чотири клацання, вони мають безліч додаткових функцій, які дозволяють проводити ще потужніші аналізи. Люди часто дивуються, що ми з Майклом Олександром могли заповнити 250 сторінок про одну функцію Excel, але коли ви розглядаєте всі різні варіанти у зведеній таблиці, це заслуговує на повну книгу.
Поради з цього епізоду наведені в розділі Зведення даних зведеної таблиці
