У сьогоднішньому епізоді я порівняв, як знайти або видалити дублікати. Excel 2007 пропонує нові цікаві способи зробити це. Перші 3 поради працюють у будь-якій версії Excel. Останні 2 методи працюють лише в Excel 2007.
Спосіб 1:
Використовуйте унікальний варіант у розширеному фільтрі
- Праворуч від ваших даних скопіюйте заголовок зі стовпця, де ви хочете знайти унікальні значення.
- Виберіть комірку у вашому наборі даних.
- У програмі Excel 97-2003 виберіть Дані - Фільтр - Розширений фільтр. У програмі Excel 2007 виберіть значок Додатково з групи Сортування та фільтрування стрічки даних.
- Виберіть Копіювати в інше місце
- У полі Копіювати вкажіть копію свого заголовка. На малюнку це комірка D1
- Поставте прапорець біля пункту «Унікальні записи»
- Клацніть OK
Excel надасть вам унікальний список клієнтів у стовпці D.
Спосіб 2:
Використовуйте формулу, щоб визначити, чи є цей запис унікальним
Функція COUNTIF може підрахувати, скільки записів над поточним записом відповідає поточному. Фокус, щоб зробити цю роботу, полягає у використанні знака одного долара в посиланні. Якщо ви вводите формулу в C2 і посилаєтесь на A $ 1: A1, це означає: "Почніть з абсолютного посилання на A1 і перейдіть до запису над поточним записом". Коли ви копіюєте цю формулу, перший A $ 1 залишатиметься незмінним. Зміниться другий А1. У рядку 17, формула в С2 буде наступним чином: =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
Після того, як ви ввели формулу в C2 і скопіювали її до всіх рядків, вам слід скопіювати C2: C15, а потім скористатися командою Редагувати - Вставити спеціальні значення для перетворення формул у значення. Тепер ви можете сортувати за спаданням за стовпцем C, і унікальні значення будуть у верхній частині списку.
Спосіб 3:
Використовуйте зведену таблицю, щоб отримати унікальних клієнтів
Зведена таблиця чудово підходить для пошуку унікальних значень. Це найшвидший спосіб у програмі Excel 2000-2003.
- Виберіть комірку у вашому наборі даних.
- Виберіть Дані - зведена таблиця та звіт зведеної діаграми.
- Клацніть Готово.
- У списку полів зведеної таблиці натисніть поле Клієнт. Натисніть кнопку Додати до.
Excel покаже вам унікальний список клієнтів.
Спосіб 4:
Нове у Excel 2007 - використовуйте умовне форматування для позначення дублікатів
Excel 2007 пропонує нові методи пошуку дублікатів. Виберіть коло клієнтів. На домашній стрічці виберіть Умовне форматування - Виділити правила клітин - Повторювані значення та натисніть кнопку ОК.
Якщо ім'я знайдено двічі, Excel виділить обидва випадки імені. Потім вам потрібно буде відсортувати всі виділені клітинки до початку.
- Клацніть будь-яке поле у стовпці клієнта. Натисніть кнопку AZ на стрічці даних.
- Знайдіть клітинку з червоним виділенням. Клацніть правою кнопкою миші клітинку. Виберіть Сортувати - Покладіть вибраний колір комірки зверху.
Спосіб 5:
Нове у Excel 2007 - використовуйте піктограму Видалити дублікати
Увага!
Цей метод є дуже руйнівним! Перед цим зробіть копію набору даних!
- Скопіюйте діапазон даних у порожній розділ аркуша
- Виберіть комірку у вашому наборі даних.
- На стрічці даних виберіть Видалити копії.
- Діалогове вікно Видалити дублікати надасть вам список стовпців. Виберіть стовпці, які слід враховувати. Наприклад, якщо вам потрібно було видалити записи, де і клієнт, і рахунок-фактура були однаковими, поставте прапорець для обох полів.
У цьому випадку ви намагаєтеся отримати унікальний список клієнтів, тому вибирайте лише поле Клієнт.
- Клацніть OK.
Excel видалить записи з вашого набору даних. Він повідомить, що було видалено n дублікатів, а nn записи залишаються.
Як бачите, існує безліч методів роботи з дублікатами. Excel 2007 додає до вашого арсеналу два нових інструменти.
З мого досвіду, аудитори часто намагаються знайти дублікати, щоб виявити, чи був звіт завищений. Коли я писав Excel для аудиторів , я охоплював як Excel 2003, так і Excel 2007.
