Навчився швидко робити копії аркушів у подкасті 1981 року.
Ви вже чули про 15-хвилинне правило менеджера, так? Кожного разу, коли ваш менеджер просить вас про щось, він повертається через 15 хвилин і просить дивного повороту, який він або вона не вказали вперше. Тепер, коли ви можете створювати копії робочих аркушів дуже швидко, є більше шансів, що вам доведеться вносити зміни до всіх 12 аркушів, а не лише до одного аркуша, коли ваш менеджер повернеться.
Я покажу вам надзвичайно потужний, але неймовірно небезпечний інструмент, який називається Груповий режим.
На даний момент у вас є 12 робочих аркушів, які в основному ідентичні. Вам потрібно додати підсумки на всі 12 аркушів. Щоб увійти в груповий режим, клацніть правою кнопкою миші на вкладці «Січень» і виберіть «Вибрати всі аркуші».
Назва книги в рядку заголовка тепер означає, що ви перебуваєте в груповому режимі.
Усе, що ви зробите на січневому аркуші, тепер відбуватиметься з усіма аркушами книги.
Чому це небезпечно? Тому що якщо ви відволікаєтесь і забудете, що перебуваєте в груповому режимі, ви можете почати вводити дані за січень та перезаписувати дані на 11 інших робочих аркушах!
Закінчивши додавання підсумків, не забудьте клацнути правою кнопкою миші вкладку аркуша та вибрати Розгрупувати аркуші.
Переглянути відео
- Навчився швидко робити копії аркушів у подкасті 1981 року
- Правило 15 хвилин менеджера говорить, що ваш менеджер передумає через 15 хвилин після запиту
- Виберіть аркуш січня. Клацніть клавішу Shift на аркуші грудня, щоб розпочати груповий режим
- Будь-яка зміна на Яна відбувається на всіх аркушах групи
- Легко забути, що ви перебуваєте в груповому режимі
- Щоразу, коли я перебуваю в груповому режимі, телефон дзвонить
- Три способи виходу з групового режиму
- Виберіть аркуш, який не входить до групи.
- Якщо всі аркуші згруповані, виберіть будь-який аркуш, крім активного
- Клацніть правою кнопкою миші на вкладці аркуша та виберіть розділити групи
Стенограма відео
Спонсором подкасту є книга: "MrExcel XL"!
Дізнайтеся Excel з подкасту, серія 1983 - Змініть усі аркуші за допомогою групового режиму!
Ще в епізоді 1981 року я показав вам, як дуже швидко створювати аркуші, пам’ятати перетягування CTRL і тому, поки ми створюємо тут звіт за січень, ми можемо робити копії неймовірно швидко. Але, на жаль, зараз ми порушуємо ділове правило, яке ви, можливо, почули, називається "Правило 15 хвилин для менеджера". Ну насправді, ви, можливо, цього не навчились у бізнес-школі, тому що я думаю, що я це вигадав, і це виглядає так: там сказано, якщо ваш менеджер зайде і попросить вас зробити щось для завдання, зазвичай це близько 15 хвилин через, менеджер повертається і каже: "Знаєш, ей, я передумав, мені потрібно було зробити щось інше". Але ви знаєте, зараз проблема в тому, що ми можемо робити аркуші настільки швидко, що замість того, щоб вносити одну зміну, нам довелося б зробити в цьому випадку 12 змін,Січень - грудень. Я покажу вам фокус, який неймовірно потужний, але неймовірно, неймовірно небезпечний.
Тож я починаю тут із січневого аркуша, і збираюся перенести клік на грудень. Гаразд, і що це вдалося, ви можете побачити тут, зараз ми говоримо, що ми перебуваємо в груповому режимі. Незважаючи на те, що ми розглядаємо січень, будь-які зміни, які ми вносимо, відбуваються з усіма аркушами групи. Тож, можливо, менеджер каже: "Дивіться, мені потрібні підсумки, виділені жирним шрифтом". Тому я роблю CTRL + B там, CTRL + B, і, нам потрібно відредагувати цей січневий звіт, я хочу назвати його "Звіт про продажі за січень". Тому я переходжу в режим редагування, і тут вгорі кажу: "Звіт про продажі", насправді давайте прокричимо великими літерами "ЗА" &, і тоді мені не потрібен "Звіт" наприкінці, просто ВЕРХНІЙ там. Це добре виглядає. І давайте встановимо це в якийсь інший колір. Можливо, приємний темно-синій. Гаразд Отже, ми внесли зміни до січня,але насправді було зроблено однакову зміну на всіх аркушах групи.
Гаразд, причина того, що це настільки небезпечно, полягає в тому, що кожного разу, коли я переходжу в груповий режим, телефон дзвонить, і це не короткий дзвінок, хтось із якоюсь складною штукою чи, можливо, навіть мій менеджер, ви знаєте, хто дає мені, що потрібно зробити на 15 хвилин. І, повернувшись із цього дзвінка, я сиджу тут, і розумію, що переглядаю звіт про продажі за січень, і я почав міняти номери в січні. І проблема в цьому полягає в тому, що, хоча я думаю, що працюю над січневим звітом, я фактично зіпсував усі цифри у всіх інших звітах у групі! Я маю на увазі, погодьмось, це дуже тонко, дуже тонко, вкладки аркушів тут не такі різні за кольором, і дуже маленькі там, дійсно поза вашими очима, що ви перебуваєте в груповому режимі, отже. Моя реальна підказка тут,це порада, яка насправді не повинна нічого робити з Excel, просто мене це спалило стільки разів, кожен раз, коли я переходжу в груповий режим, на стіні є наклейка. Я вставляю цю клейку записку на монітор, там написано: "Білл … Ти перебуваєш у груповому режимі!" Гаразд, тільки тому, що після того, як вас це спалило, це болюча, болісна річ.
Тепер питання, як вийти з групового режиму, добре? Існує кілька різних способів: якщо всі аркуші не вибрані, ви можете просто клацнути будь-який інший аркуш у книзі, і це виведе вас з режиму групи. Але якщо всі аркуші вибрані, тож я збираюся виділити всі аркуші, то вам просто потрібно вибрати щось, що не є активним аркушем, так, наприклад, якщо я натисну лютий, це виведе нас звідти. Однак це не спрацьовує, якщо ми не на всіх аркушах. Так, як правильно, з січня по грудень, якщо я натисну лютий, це просто робить цей активний аркуш. Ви повинні натиснути назовні. Отже, спосіб, який працює надійно весь час, - це клацнути правою кнопкою миші будь-яку вкладку аркуша та вибрати «Розгрупувати аркуші». Я розумію, що це поза вашим поглядом. Але це працює постійно.
Тільки бонусна порада тут, якщо вам потрібно було вибрати не кожен аркуш, ви можете вибрати січень, а потім клацніть CTRL на березні та травні та липні та вересні, і перекладіть їх у режим групи, як це.
Гей, якщо ви насолоджуєтесь цими порадами, підпишіться на список відтворення XL, я підкастую всі 40 порад у книзі XL. Або привіт, ви можете заощадити час і придбати цілу книгу зараз, там є посилання вгорі на "i" у верхньому правому куті. Ви можете придбати цілу книгу зараз, вона коштує 25 доларів, це дешево, усі ці чудові поради в Excel, чудове довідкове керівництво по всій цій серії подкастів, які ми тут робимо.
Гаразд, Підсумок епізоду: Ви дізналися, як швидко зробити копії аркуша, ще в подкасті 1981 року, 15-хвилинне правило Менеджера, моє творіння говорить: кожен раз, коли менеджер щось просить, вони передумують через 15 хвилин, але зараз ми повинні внести зміни до 12 примірників замість лише одного. Отже, ви вибираєте січневий аркуш, клацаєте клавішу Shift, щоб розпочати режим групи, змінює всі аркуші групи. Але легко відволіктися і забути, що ви в груповому режимі. Телефон дзвонить, дзвонять на збори співробітників, ви повертаєтесь і бачите, що перебуваєте в січні, починайте спочатку писати речі. Існує три різні способи виходу з групового режиму: Якщо всі аркуші не вибрані, виберіть аркуш, якого немає в групі. Якщо всі аркуші згруповані, виберіть аркуш, який не є активним. Або надійно,незалежно від того, скільки аркушів вибрано, клацніть правою кнопкою миші на вкладці аркуша та виберіть Розгрупувати аркуші.
Ей, багато ідей у книзі були краудсорсинговими, тому Ольга К надіслала у груповому режимі, це одна з її ідей, тому завдяки їй. І я хочу подякувати вам за заїзд, ми побачимось наступного разу для чергової трансляції від!
Завантажити файл
Завантажте зразок файлу тут: Podcast1983.xlsx
