Перетворення багаторядкових даних у рядки - Поради Excel

lan Z надіслав проблему Excel цього тижня. Його відділ ІСУ передає йому файл, створений зі старого звіту COBOL. Після відкриття файлу в Excel у нього є 2500 таких рядків:

CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2 CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2

Алан хоче отримати цей звіт ASCII у корисному форматі: по одному рядку на кожного клієнта, а до решти інформації додаються State та Zip. Він також хоче закріпити 2 марних рядки. Очевидно, що ми не хочемо робити все це вручну. Ось один із способів швидко впоратися з безладом.

З формулами

  • Вставте два порожні стовпці ліворуч від даних.
  • Додайте рядок заголовка над даними.
  • Стовпець A називається "Послідовність"
  • Стовпець B називається "RowType"
  • Стовпець C називається "Дані"
  • Зробіть усі заголовки жирними
  • Стовпець A буде використано для призначення номера кожному логічному запису у звіті. Оскільки цей звіт містить 4 фізичні рядки для кожного логічного запису, нам потрібен кожен набір з 4 рядків, щоб мати однаковий номер логічного запису. Зазвичай я ввожу значення для першого запису, а потім розробляю формули для другого запису, які можна скопіювати у весь звіт.
  • У клітинках A2: A5 введіть 1. У комірку A6 введіть = A5 + 1. У комірку A7 введіть = A6. Скопіюйте A7 в A8 & A9. Тепер у вас є копіюваний набір формул для 2-го логічного запису звіту.
  • Виберіть A6: A9 і натисніть Ctrl C, щоб скопіювати. Виберіть A10: A2501 і натисніть Ctrl V, щоб вставити.
  • Стовпець B буде використано для визначення того, чи є певний рядок 1-м, 2-м, 3-м або 4-м сегментом логічного запису.
  • У клітинках B2: B5 введіть 1, 2, 3 та 4. У комірку B6 введіть = B2. Скопіюйте комірку B6 з B7: B2501.

Після зміни на значення

Тепер, коли у вас є порядкові номери та типи рядків для всіх ваших даних, вам потрібно змінити формули на значення. Виберіть A2: B2501. Правка> Копіювати, Редагувати> Спеціальна вставка> Значення> ОК.

Тепер, коли порядкові номери та типи рядків були призначені для всіх рядків, ми майже закінчили. Відсортуйте дані за типом рядка як первинним ключем та послідовністю як вторинним ключем. Це призведе до того, що 625 верхніх рядків кожного запису спливуть до комірок C2: C626. Другий рядок кожного запису буде в C626: C1251. "Непотрібні" рядки починаються з C1252 і можуть бути видалені. Перемістіть комірки C626: C1251 до комірки D2. У комірку E2 введіть формулу =C2&D2. Ви можете скопіювати цю формулу з E2 в E626. Використовуйте той самий фокус «Вставити спеціальне значення», щоб перейти з формул на значення, видалити стовпці AD і отримайте результат.

Звідси ви можете використовувати майстер «Текст у стовпці» для подальшої обробки цих даних

Ви можете легко налаштувати цю процедуру для роботи з будь-якими різноманітними звітами ASCII. Вам потрібно з’ясувати, скільки фізично надрукованих рядків складають один логічний запис у звіті.

Цікаві статті...