Протягом десятиліть деякі люди прагнули кращого способу одночасно мати декількох людей в одній книзі. Стара функція спільної книги була незручною. Люди вдавалися лише до однієї людини, яка одночасно мала доступ до запису ", що призвело до того, що хтось відкрив файл, а потім забув закрити його перед тим, як поїхати на двогодинний обід і весь цей час зав'язувати файл.
Після того, як електронна таблиця Google почала пропонувати можливість редагування одного робочого аркуша кільком людям, команда Excel протягом двох років розробляла функцію, яку вони називають співавторством. Ця функція була випущена для клієнтів Office 365 влітку 2017 року.
Функція працює добре, як тільки ви налаштуєте її. Але важко розібратися з усіма етапами, щоб дозволити декільком людям використовувати Excel на своїх комп’ютерах, замість того, щоб деякі люди застрягли в Інтернеті.
Для початку виберіть одну особу, яка буде власником книги. У цієї людини вже повинна бути налаштована папка One Drive For Business або SharePoint Online. Власник документа повинен використовувати файл, Зберегти як і вибрати збереження документа в OneDrive або SharePoint Online.
Власник книги натискає піктограму Поділитися у верхньому правому куті Excel.
На панелі "Спільний доступ" пропонується запросити людей за електронною адресою.
Але якщо ви подивитеся на нижню частину панелі, ви можете створити посилання для спільного доступу.
Створіть посилання для спільного використання, де кожен, хто має посилання, може редагувати книгу.
Скопіюйте посилання та надішліть його іншим членам вашої команди.
Наступним кроком є надокучлива частина. Коли вони перейдуть за посиланням, їх переведуть в гості до Excel Online. З'явиться електронна таблиця, яку можна редагувати в Excel Online. Я розмовляв з людьми з однієї компанії, які зупинились у цей момент. Одна людина (власник книги) редагувала в Excel, а всі інші застрягли в Excel Online.
Обережно
Як показано нижче, кнопка "Редагувати у браузері" є дуже помітною, і це те, що ви, ймовірно, натисніть. У відчаї ви можете спробувати натиснути кнопку Завантажити, але це позбавляє можливості співавторства. Не так очевидно у верхньому правому куті є кнопка «Увійти».
Щоб інші співавтори могли використовувати книгу в реальній версії Excel, що працює на ПК, вони повинні спочатку ввійти в Excel через Інтернет. Використовуйте облікові дані, які відображаються в Excel у розділі Файл, Обліковий запис.
Після входу в систему з’являється спадне меню Редагувати книгу. Відкрийте меню та виберіть Редагувати в Excel. Це єдиний спосіб, щоб усі співавтори використовували справжній робочий стіл Excel замість Excel Online.
Поки ви та інші працюєте в документі, ваша активна комірка буде позначена зеленим кольором. Активними клітинами для інших будуть інші кольори. Якщо ви хочете знати, хто редагує комірку, наведіть на неї курсор.
Співавторство буде працювати нормально, за умови, що всі уникають редагування однієї комірки одночасно.
Коли хтось (можливо, ваш менеджер) занурюється для редагування комірки, яку ви вже редагуєте, тоді заплутаний набір правил вирішує, хто редагує, виграє. Замість того, щоб мати справу з цими правилами, будьте раді, що співавторство в основному працює, і всі погоджуються не редагувати одну і ту ж комірку одночасно.
Співавторство - це абсолютно новий досвід. Є хороші і погані речі, до яких потрібно звикнути, коли ви співавтори.
