Ця підказка є продовженням підказки Excel за минулий тиждень. Ви можете використовувати команду Перейти до спеціального, щоб виділити порожні клітинки з діапазону. Це чудова техніка Excel для очищення даних у зведеній таблиці.
Зведені таблиці - чудові інструменти. Але що, якщо ваша зведена таблиця - це лише проміжний крок у маніпуляціях з даними, і ви хочете надалі використовувати зведені дані у зведеній таблиці? Раніше я регулярно отримував 5000 рядків даних із застарілої системи мейнфреймів. Ці дані містять стовпці для товару, місяця, регіону, статусу та кількості. Мені потрібно було узагальнити дані у зведеній таблиці з місяцями, що переходять у верхню частину, товар, регіон та статус, що спускаються по рядках. Зведені таблиці роблять це швидко.
Звідти мені потрібно було взяти дані зі зведеної таблиці та імпортувати в Access. Як бачите, зведена таблиця за замовчуванням для цього не підходить. Excel використовує стиль контуру, так що кожна область відображається лише один раз, порожні клітинки слідують за нею до проміжних підсумків регіону. Клітинки в розділі даних без даних порожні замість числових. Я також не хочу проміжних підсумків у даних.
Починаючи з Excel 97, є варіанти зведеної таблиці, щоб контролювати деякі з цих дій.
У діалоговому вікні макета зведеної таблиці двічі клацніть назву поля для регіону. У розділі Проміжні підсумки натисніть перемикач "Немає". Це позбавить від небажаних проміжних підсумків.
У програмі Excel 2000 кнопка параметрів відкриє діалогове вікно, де ви можете вказати "Для порожніх комірок показати:" та заповнити нуль, щоб у вас не було таблиці, повної порожніх комірок.
Для подальшого маніпулювання зведеною таблицею вам доведеться зробити її більше не зведеною таблицею. Якщо ви спробуєте змінити комірки у зведеній таблиці, Excel повідомить вам, що ви не можете змінити частину зведної таблиці. Щоб перейти зі зведеної таблиці на лише значення, виконайте такі дії:
- Перемістіть покажчик комірки за межі зведеної таблиці.
- Якщо зведена таблиця починається з рядка 1, вставте новий рядок 1.
- Почніть виділяти в новому порожньому рядку 1 і перетягніть вниз, щоб вибрати всю зведену таблицю.
- Щоб скопіювати цей діапазон, натисніть Ctrl + C (або Редагувати - Копіювати).
- Вибравши ту саму область, виконайте Редагувати - Спеціальна вставка - Значення - Добре, щоб змінити зведену таблицю лише на статичне значення.
Але ось справжня підказка цього тижня. Пише Дженніфер
Я постійно стикався з проблемою використання опції зведеної таблиці для узагальнення масивів даних, але вона не заповнює рядки під кожною зміною категорії рядків. Ви знаєте, як змусити заповнювати зведену таблицю під кожною зміною категорії ?? Мені доводилося перетягувати і копіювати кожен код вниз, щоб я міг робити більше зведених таблиць або сортування. Я спробував змінити параметри у зведеній таблиці, але безрезультатно.
Відповідь засвоїти непросто. Це не інтуїтивно. Але, якщо ви ненавидите тягнути ці клітини вниз, вам сподобається витратити час, щоб вивчити цей процес! Продовжуйте - здається, це довго і затягнуто, але це справді працює. Отримавши його, ви можете зробити це за 20 секунд.
Тут насправді є 2 або 3 нові поради. Скажімо, у вас є 2 стовпці ліворуч у форматі структури, які потрібно заповнити. Виділіть від клітинки A3 аж до комірки B999 (або будь-якого останнього рядка даних.)
Фокус No1. Виділення всіх порожніх комірок у цьому діапазоні.
Натисніть Ctrl + G, alt = "" + S + K, а потім введіть. так?
Ctrl + G відкриває діалогове вікно GoTo
Alt + S вибере кнопку "Special" у діалоговому вікні
Діалог Goto-Special - це надзвичайна річ, про яку мало хто знає. Натисніть "k", щоб вибрати "пробіли". Натисніть клавішу Enter або натисніть кнопку OK, і тепер ви вибрали лише всі порожні клітинки у стовпцях контуру зведеної таблиці. Це всі клітинки, які ви хочете заповнити.
Фокус No2. Не слідкуйте за екраном, поки робите це - це занадто страшно і заплутано.
Натисніть клавішу дорівнює. Натисніть стрілку вгору. Утримуйте Ctrl і натисніть Enter. Натискання дорівнює і стрілка вгору говорить: "Я хочу, щоб ця клітина була точно такою, як клітина наді мною". Якщо натиснути клавішу Enter, утримуючи клавішу Ctrl, ви говорите: "Введіть цю саму формулу в кожну вибрану клітинку, яка завдяки Трюку №1 - це всі порожні клітинки, які ми хотіли заповнити.
Фокус No3. Що Дженніфер вже знає, але тут для повноти.
Тепер вам потрібно змінити всі ці формули на значення. Знову виділіть усі комірки в A3: B999, а не лише пробіли. Натисніть Ctrl + C, щоб скопіювати цей діапазон. Натисніть alt = "" + E, а потім sv (введіть). щоб вставити ці формули у спеціальні значення.
Та-да! Ви більше ніколи не проведете півдня, вручну витягуючи заголовки стовпців у зведеній таблиці.
