Криміналістичні аудитори можуть використовувати Excel для швидкого перегляду сотень тисяч записів, щоб знайти підозрілі транзакції. У цьому сегменті ми розглянемо деякі з цих методів.
Випадок 1:
Адреси постачальників та адреси співробітників
Використовуйте функцію MATCH, щоб порівняти числову частину вуличної адреси записів ваших працівників із числовою частиною вуличної адреси ваших продавців. Чи є шанс, що деякі співробітники також продають послуги компанії?
- Почніть зі списку постачальників та списку працівників.
- Формула,
=LEFT(B2,7)яка виділяє числову частину адреси вулиці та перші кілька літер назви вулиці.
- Створіть подібну формулу для виділення тієї ж частини адрес постачальника.
- Функція MATCH шукатиме адресну частину в C2 і намагатиметься знайти відповідність у частинах постачальника в H2: H78. Якщо збіг знайдено, результат покаже вам відносний номер рядка, де знайдено збіг. Коли збігу не буде знайдено, # N / A буде повернуто.
- Будь-які результати у стовпці MATCH, які не мають значення N / A, є потенційними ситуаціями, коли працівник також виставляє рахунки компанії як продавцю. Сортування за зростанням за стовпцем МАТЧ, і будь-які записи про неполадки з’являться вгорі.
Випадок 2:
Незвичайні зміни в базі даних постачальників
У компанії 5000 постачальників. Ми використаємо діаграму розкиду, щоб візуально знайти 20 постачальників, яких слід перевірити.
- Отримайте список ідентифікатора постачальника, кількості рахунків-фактур, загальної суми рахунку-фактури за цей рік.
- Отримайте список ідентифікатора постачальника, кількості рахунків-фактур, загальної суми рахунку-фактури за попередній рік.
- Використовуйте VLOOKUP, щоб зіставити ці списки з п’ятьма стовпцями даних:
- Додайте нові стовпці для дельти дельта і суми дельта:
- Виберіть дані в H5: G5000. Вставте діаграму розсіювання (XY). Більшість результатів будуть зібрані посередині. Вас цікавлять викиди. Почніть з продавців у коробці; вони надіслали менше рахунків-фактур на набагато більше доларів:
Примітка
Щоб знайти продавця, пов’язаного з точкою, наведіть на неї курсор. Excel підкаже дельту підрахунку та дельту суми, яку потрібно знайти у вихідному наборі даних.
Випадок 3:
Використання зведеної таблиці для деталізації
У цьому випадку ми розглядаємо рахунки-фактури та дебіторську заборгованість. За допомогою різних деталізацій даних з’ясуйте, які дві дебіторські заборгованості аналітики проводять у п’ятницю після обіду біля бару, а не працюють.
- Я почав із двох наборів даних. Перший - це дані рахунку-фактури, рахунок-фактура, дата, клієнт, сума.
- Наступними даними є рахунок-фактура, дата отримання, отримана сума, A / R назва реп
- Обчисліть стовпець "Дні до оплати". Це дата отримання - дата рахунку-фактури. Форматуйте результат як число, а не як дату.
- Обчисліть день тижня. Це є
=TEXT(ReceiptDate,"dddd") - Виберіть одну комірку в наборі даних. Використовувати дані - зведену таблицю (Excel 97-2003) або Вставити - зведену таблицю (Excel 2007)
- У першій зведеній таблиці було розміщено "Дні до сплати". Клацніть правою кнопкою миші одне значення та виберіть Групувати та Показати деталь - Групувати. Згрупуйте за 30-денними відрами.
- Перемістіть дні для оплати в область стовпців. Помістіть клієнтів у область рядків. Помістіть дохід у область даних. Тепер ви можете бачити, які клієнти платять повільно.
- Видаліть дні оплати та поставте будній день у область колонки Видаліть Клієнта та поставте Реп у область рядків. Тепер ви можете бачити суми, отримані за днями тижня.
- Виберіть комірку в області даних. Натисніть кнопку Налаштування поля (на панелі інструментів зведеної таблиці в Excel 97-2003 або на вкладці Параметри в Excel 2007).
- У програмі Excel 97-2003 натисніть Додатково. У програмі Excel 2007 перейдіть на вкладку Показати значення як. Виберіть% рядка.
- Результат: Боб і Соня, здається, обробляють набагато менше рахунків-фактур у п’ятницю, ніж інші. Завітайте до їхнього офісу в п’ятницю вдень, щоб перевірити, чи (а) вони насправді працюють, і (б) чи є в невідкладеному до шухляди столу купа неперероблених чеків до п’ятниці.
