Примітка
Кеті Салліван - менеджер проектів у команді Microsoft Word. За цією підказкою я перетворюю подіум на Кеті.
Хоча шанувальники Excel іноді дражняться, що Word і PowerPoint - це безкоштовні програми, що входять до складу Excel, бувають випадки, коли Microsoft Word пропонує функцію, якої Excel не надає. У цих випадках має сенс скопіювати дані з Excel, вставити в Word, виконати команду, а потім скопіювати назад у Excel. Ось кілька прикладів методів, які краще обробляються в Word, ніж у Excel.
Техніка 1: Перетворення на верхню, нижню, правильну
Якщо вам потрібно перетворити з великої літери на малу чи правильну регістр, Word має комбінацію клавіш. Скопіюйте дані в Word і переключіть регістр, використовуючи Shift + F3.
Техніка 2: Додайте маркери
Якщо ви хочете додати маркери до комірок Excel, це набагато простіше в Word, ніж у Excel. Скопіюйте клітинки в Word і застосуйте стиль маркерів. Скопіюйте із Word та вставте назад у Excel. Можливо, вам доведеться кілька разів скористатися піктограмою Зменшити відступ.
Порада
Якщо у вас є діапазон комірок, які містять текст, виділіть діапазон і натисніть Ctrl + 1, щоб відкрити діалогове вікно Форматування комірок. Потім на вкладці Число виберіть зі списку ліворуч Власний. Клацніть у полі Тип і очистіть все, що там є. Утримуючи клавішу alt = "", одночасно натискаючи 7 на цифровій клавіатурі. Повинна з’явитися куля. Введіть пробіл, а потім @.
Техніка 3: Візуалізація та кольорові формули
Якщо у вас дуже довга формула, скажімо, одна з 10 вкладеними операторами IF, ви можете вставити в Word і використовувати кольори та Shift + Enter, щоб простір формули допоміг зрозуміти її. (Одне спростування від команди Excel: Ви можете розгорнути рядок формул і скористатися комбінацією клавіш Alt + Enter, щоб розділити формулу на безліч рядків. Або ви можете скористатися чудовою надбудовою RefTreeAnalyser від Яна Карела Пітерсе.
Техніка 4: Швидший SmartArt
Word пропонує опцію Перетворити текст у SmartArt. Хоча Excel пропонує і SmartArt, він там не дуже зручний, оскільки вам доведеться копіювати записи по черзі на панель SmartArt.
Техніка 5: Витяг даних із PDF
Скажімо, хтось має книгу Excel і зберігає цю книгу як PDF. Вони надсилають його вам. Це дратує, і явно вони не хочуть, щоб ви повторно використовували дані. Якщо відкрити PDF у програмі Acrobat Reader, скопіювати дані та вставити в Excel, він розкрутиться в одному стовпці. Але ось секрет: спочатку вставте ці дані у Word. Рядки та стовпці будуть вставлені належним чином. Потім можна скопіювати з Word та вставити назад у Excel. (Якщо ви застрягли в версії Office до 2013 року, я рекомендую Able2Extract.)
Оригінальні дані показані зліва внизу, а ви можете побачити праворуч і як це виглядає, якщо вставити безпосередньо з PDF в Excel. Ви можете бачити, що дані "розкручуються", причому B1: C1 переходить до A2: A3 тощо.
Вставте ті самі дані в Word.
Скопіюйте із Word та вставте в Excel.
Дані залишаються у вихідному порядку. Ви можете скасувати застосунок переносу слів та відрегулювати ширину стовпців, щоб повернутися до вихідних даних.
Техніка 6: Зміна форматування слів у програмі Excel
Якщо у вас є речення тексту в Excel, можна вибрати одне слово в режимі редагування та змінити колір цього слова. Але глобальна зміна кольору всіх випадків появи слова в Excel є нудною. Натомість вставте дані в Word і натисніть Ctrl + H. Змінити собаку на собаку. Клацніть Більше >>, а потім виберіть Формат, Шрифт. Виберіть червоний. Натисніть Замінити все.
Скопіюйте із Word та вставте назад у Excel. На малюнку нижче показано, з чим ви закінчили.
Техніка 7: Замініть, зберігаючи форматування символів
Word також вирішує подібну проблему: замінюючи текст, але залишаючи форматування тексту як є. Нижче опитування про найкращого вихованця. Хтось виділив у тексті певні слова.
Використовуйте Ctrl + H для пошуку та заміни, як показано ліворуч. Якщо ви використовуєте Замінити все, якщо речення було змінено, ваші внутрішні формати будуть втрачені. На малюнку нижче закреслення залишається в першому рядку, оскільки в цьому рядку не було слова "цуценя", і тому воно не було змінено.
Щоб зберегти форматування в оригінальному тексті, скопіюйте в Word. Виконайте заміну в Word. Скопіюйте із Word та вставте назад у Excel.
Дякуємо Кеті Салліван (менеджеру проектів команди Word!) За внесок у цю пораду. Кеті явно віддає перевагу собакам, а не котам. Дякую Гленні Шоу та Оз дю Солей за внесок ідей у цю пораду.
