Стів, клієнт із Кароліни, задав питання, яке призвело до цієї підказки. Загальноприйнято, що дані, імпортовані із зовнішньої системи, мають поле дати. Існує простий метод із зведеною таблицею для перетворення поля дати у тижні, місяці, квартали чи роки.
Зведені таблиці - це справді дивовижна особливість Excel. Якщо ви не знайомі з тим, як створити зведену таблицю, перегляньте розширені прийоми зведеної таблиці Excel.
Я використовую зведені таблиці досить часто, і нещодавно виявив можливість автоматичного групування дат за місяцями чи роками для аналізу в зведені таблиці.
Використовуючи звичайний майстер зведеної таблиці, досить просто взяти такі дані, як показано зліва, і створити зведену таблицю, показану нижче. У цих основних зведених таблицях є дати, що спускаються збоку, а регіони - зверху.
Ще за днів Excel 95, якщо ви хотіли замінити щоденні дати місяцями, вам довелося вдатися до вставки нового стовпця у вихідні дані за допомогою функції day (). У сьогоднішній версії Excel існує простіший спосіб.
Для початку клацніть правою кнопкою миші поле дати у зведеній таблиці. У спливаючому меню виберіть Групувати та Контур, а потім виберіть Групувати…
Зверніть увагу, що цей параметр доступний лише для полів у розділі рядків або стовпців зведеній таблиці. Якщо ви хочете згрупувати поле в розділі «Сторінка» зведеної таблиці, спочатку потрібно перетягнути його до стовпців, згрупувати, а потім перетягнути назад до розділу «Сторінка».
Excel пропонує 7 рівнів групування за замовчуванням. Ви можете вибрати один або кілька з них у діалоговому вікні Групування. Якщо вибрати один рівень групування, поле зведеної таблиці (у цьому випадку InvDate) залишиться як поле, але тепер відображатиметься згрупованим до певного рівня.
Якщо ви вибрали кілька рівнів групування (скажімо, місяць, квартал, рік), тоді Excel додасть нове поле до списку поворотних полів для 2-ї та 3-ї груп. За замовчуванням Excel присвоює таким пізнішим зведеним таблицям назву, наприклад "Квартали" або "Роки". Таким чином, ця підказка є чудовим рішенням питання: "Чому у моїй зведеній таблиці є додаткові поля під назвою" Роки ", яких, здається, немає у моїх вихідних даних?"
Правила імен Excel за замовчуванням для 2-го та 3-го рівня групування залишають бажати кращого, якщо у вашій зведеній таблиці є 2 поля дати, і ви групуєте їх як за місяцями, так і за кварталами та роками. Скажімо, у вас є поле для дати закінчення, а інше - для фактичної дати заповнення. Якщо ви згрупуєте обидва ці поля за місяцями, кварталами та роками, зведений список полів буде пропонувати квартали та роки двічі, і вам доведеться згадати, в якому порядку ви додавали поля, перетягуючи їх зі списку зведених полів на зведену таблицю. З цієї причини я пропоную за допомогою діалогового вікна інформації про поле перейменувати поле з років на щось більш значуще.
Вказавши, що ви хочете, щоб InvDate згруповано за місяцями, зведена таблиця перераховує та згортає дати до однієї на місяць. Це дуже ефективний метод надання зведених подань рівня даних із компонентом дати.
