Виправлення даних Excel за допомогою Flash Fill - Поради Excel

Зміст

Щосереди я обмінююсь улюбленою підказкою Excel від менеджера проектів Excel Еша Шарми. Цього тижня Flash Fill. Введена в Excel 2013, Flash Fill дозволить вам витягувати символи зі стовпця даних або об’єднувати дані зі стовпців без написання формули.

Розглянемо приклад, показаний нижче. Код товару має три сегменти, розділені тире. Ви хочете витягти середній сегмент. Перший сегмент може містити 3 або 4 символи. Другий сегмент - це завжди 2 символи. Формула для отримання середнього сегмента не ракетобудування, але це не те , що новачок буде придумати: =MID(A2,FIND("-",A2)+1,2).

Формула, показана в E2, є проміжним Excel

Але з Flash Fill вам не потрібно придумувати формулу. Виконайте такі прості кроки:

Переконайтеся, що над заголовком A2 є заголовок.
Введіть заголовок у В1.
Введіть ME в B2.
Тут у вас є вибір. Ви можете вибрати B3 і натиснути Ctrl + E, щоб викликати Flash Fill. Або ви можете перейти до B3 і ввести першу літеру правильної відповіді: E. Якщо ви почнете друкувати в ЄС, Flash Fill перейде в дію і покаже вам сіру колонку результатів. Натисніть Enter, щоб отримати результати.

Пропонуємо програмі Excel заповнити

Особисто я здогадуюсь, що я трохи виродка контролю. Я хочу сказати Flash Fill, коли слід переходити до дії.

Ефект сірості, показаний на попередньому малюнку, надзвичайний, щоб дозволити новачкові Excel виявити, що Flash Fill існує. Він виявить, що хтось збирається набрати тисячі клітинок, і запобіжить цьому. Можливо, Flash Fill заощадив мільйони годин продуктивності роботи.

Але у Flash Fill є тонкощі - я називаю це Advanced Flash Fill - і якщо ви розумієте ці тонкощі, ви захочете змусити Flash Fill зачекати до потрібного часу.

Якщо ви хочете взяти під свій контроль і лише при натисканні комбінації клавіш Ctrl + E відбуватиметься Flash Fill, перейдіть у меню Файл, Параметри, Додатково та зніміть прапорець Автоматично заливати Flash.

Запобігайте надмірній дії Flash Fill занадто рано

Ось більш складний приклад. Код товару в стовпці I містить поєднання цифр і великих символів. Ви хотіли б отримати лише цифри або просто символи. Для цього є формула, але я не можу її згадати. Не соромтеся дивитись Дуель Excel Video 186 за формулою масиву або визначеною користувачем функцією VBA. Я не збираюся дивитися відео, тому що я можу вирішити це за допомогою flash-заливки.

Витяг цифр - складна формула

Це один із тих випадків, коли Flash Fill не зможе зрозуміти шаблон на одному прикладі. Якщо ви введете '0252 в J3, а потім Ctrl + E з J4, Excel не зможе зрозуміти відповідь, коли номер деталі починається з цифри.

Flash заповнення занадто рано, і це не вдається

Натомість виконайте такі дії:

Переконайтеся, що над I2 є заголовок. Додайте заголовок у J1 та K1. Якщо заголовків немає, Flash Fill не буде працювати.
Вам абсолютно необхідний початковий нуль, щоб він з’явився в 0252 в комірці J2. Якщо ви просто введете 0252, Excel змінить його на 252. Отже, введіть апостроф ('), а потім 0252 у J2.
У J3 введіть '619816
У J4 введіть '0115
З J5 натисніть Ctrl + E. Flash Fill правильно отримає лише цифри

Flash-заливка розкриває намір після 3 прикладів

Обережно

Flash Fill розгляне всі стовпці поточного регіону. Якщо ви намагаєтеся витягти літери зі стовпця I, коли стовпець J знаходиться у поточному регіоні, Flash Fill має проблеми. Натомість виконайте ці дії.

Виділіть стовпці J & K. Домашня сторінка, Вставити, Вставити рядки аркуша, щоб перемістити стовпець Цифри з місця.
У J1 введіть заголовок.
У J2 введіть BDNQGX
У J3 натисніть Ctrl + E. Flash Fill буде працювати правильно.

Ізолюйте стовпці, що містять вихідні дані

Flash Fill можна використовувати в декількох стовпцях. У наведеному нижче прикладі вам потрібні ініціали зі стовпця Z, за котрими слід точка. Потім пробіл та прізвище зі стовпця AA. Ви хочете, щоб все це було належним чином. Якби не люди з двоствольними іменами, ви могли б використати =PROPER(LEFT(Z2,1)&". "&AA2). Але спілкування з М.Є.Уолтоном значно ускладнило б цю формулу. Спалах Заповніть на допомогу.

Переконайтесь, що в заголовках Z1, AA1 та AB1 є заголовки.
Введіть J. Doe у AB2
Виділіть клітинку AB3 і натисніть Ctrl + E. Flash заливка перейде до дії, але вона не використовуватиме обидва ініціали в рядках 6, 10 або 18.

Flash-заповнення можна навчитися з виправлень
Виділіть клітинку AB6 і введіть новий зразок: ME Walton. Натисніть клавішу Enter. Дивом Flash Fill шукатиме інших за цією схемою і виправлятиме BB Miller та MJ White.

Flash-заповнення можна навчитися з виправлень