Злиття в PDF з Excel - Новини

1 січня 2018 року мінімальна заробітна плата в Нью-Йорку зростає до 13,50 доларів. Це означає, що мільйони примірників форми LS 54S або форми LS54 - Повідомлення та підтвердження ставки заробітної плати повинні бути надіслані працівникам. Штат Нью-Йорк надає порожню копію цієї форми як PDF-файл, захищений паролем. Як ви можете використовувати Excel для підготовки сотень таких документів для своїх співробітників?

Хоча процес злиття пошти з Excel у Word був задокументований за адресою (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), чи можете ви зробити злиття з Excel у PDF?

Я був здивований, що найкращим рішенням цього процесу є використання Adobe InDesign! Але спочатку дозвольте підвести мої дві невдалі спроби:

• Невдала спроба 1: Я спробував тиражувати форму LS54 у Excel, використовуючи ряд вирізок екрану, щоб обернути клітини, які містили поля в Excel. Це зайняло вічно, і при друці вирізки з екрану виглядали жахливо.

  

• Невдала спроба 2: скористайтеся Adobe Acrobat. Можна подумати, що повна версія Acrobat запропонує спосіб заповнення форми за допомогою злиття. У розділі Інструменти, Форми та Додаткові параметри форми є опція Імпортувати дані. Я витратив час на додавання полів у PDF, імпортував електронну таблицю, а потім з розчаруванням дізнався, що я можу заповнювати лише одну форму за раз. Виберіть рядок 2, і я міг надрукувати першого працівника. Але тоді мені довелося б вибрати Рядок 3, Друк, Вибрати Рядок 4, Друк, Рядок 5, Друк, і це ніколи не спрацює для 750 співробітників.

  

Вирішення проблеми за допомогою Adobe InDesign

Тут ми публікуємо книги під Святим Макросом! Відбиток книг. Ми підписуємося на пакет Adobe Creative Cloud, який надає нам Photoshop, Lightroom, Acrobat та щось під назвою InDesign. Загляньте у свою компанію, ймовірно, хтось із ваших маркетингових або креативних підрозділів вже має підписку на Adobe Indesign.

Мені вдалося вирішити проблему менш ніж за годину за допомогою InDesign. Я задокументував тут кроки для спрощення вашого процесу.

• Частина 1: Перетворення PDF-файлу, захищеного паролем, у графічний

  1. Завантажте форму LS54S з трудової сторінки .ny.gov за формою LS54S
  2. (Необов’язково) Прокляття штату за захист паролем PDF
  3. Перетворити PDF на зображення. Якщо у вас Acrobat, використовуйте File, Export To, Image, JPEG.webp. Якщо ви цього не зробите, ви можете скористатися інструментом Snipping Tool у Windows для захоплення форми. Просто переконайтеся, що Acrobat Reader відображає форму на 100%.

• Частина 2: Створення документа в InDesign

  4. Відкрийте Adobe InDesign. Виберіть «Файл», «Новий», «Документ». Першим кроком у діалоговому вікні «Новий документ» є натискання другого значка в розділі «Орієнтація», щоб зробити пейзаж документа. Змініть одиниці на дюйми, ширину на 11, висоту на 8,5. Змініть верхнє поле на 0, і InDesign зробить усі поля 0.

     
  5. Двічі клацніть правою стороною A-Master на панелі Сторінки

  6. З Провідника Windows перетягніть JPG.webp з кроку 3 і опустіть його на дошку вставки, яка знаходиться за межами головної сторінки. Якщо ви новачок у InDesign, вам слід подумати, що вам слід перетягнути зображення * всередину сторінки *, але це було б неправильно. Я ділюсь трюком, який я дізнався від Анни Марі «Її виродливість» Консепсьон. Якщо вам коли-небудь потрібно стати майстром в InDesign, вам слід найняти Анну Марі. Коли ви опускаєте зображення на головну сторінку, ви не можете потрапити до ручок зміни розміру. Замість цього, опустіть зображення безпосередньо біля головної сторінки, тепер у вас є доступ до маркерів зміни розміру. Змініть розмір документа відповідно до сторінки, утримуючи Shift, перетягуючи ручку зменшення розміру вгорі ліворуч вниз. Коли документ трохи менше сторінки, перетягніть його на головну сторінку праворуч. Не лякайтесь, що ви відрізали половину тексту!

     
  7. Натисніть на мою улюблену сполучення клавіш за весь час: Ctrl + alt = "" + Shift + E. Це зробить все зображення вміщеним всередині нещодавно зміненого кадру. Я знаю десятки клавіш швидкого доступу в Excel. Я знаю лише дві комбінації клавіш в InDesign, і Ctrl + alt = "" + Shift + E - одна з них. Мене цілком залякує, що InDesign може мати 25 інших комбінацій клавіш, таких як Ctrl + alt = "" + Shift + A до Ctrl + alt = "" + Shift + Z!

• Частина 3: Заповніть фіксовані поля

  У формі є кілька полів, які будуть однаковими для всіх працівників. Наприклад, назва компанії може бути однаковою для всіх. Ось як ви додаєте текст на головну сторінку в InDesign.

  8. Натисніть клавішу F, щоб запустити режим кадру. За допомогою миші намалюйте прямокутник, де ви хочете, щоб з’явився фіксований текст. Спочатку цей кадр матиме X через нього.

     
  9. Клацніть правою кнопкою миші ваш щойно намальований кадр. На половині довгого контекстного меню виберіть Контекст, Текст.
  10. Натисніть клавішу T, щоб увійти в режим введення тексту

  11. Клацніть всередині поля та введіть виправлений текст. Якщо вам потрібно змінити шрифт, виділіть текст і використовуйте піктограму «A» над екраном, щоб розкрити інструменти для символів.

      

  12. Повторіть кроки 8-11 для всіх інших полів, які повинні бути постійними для всіх форм. Це одноманітно. Отримати крихітну рамку з маленьким 9-крапковим «Х», викладеним у прапорці, не цікаво, але це можливо. Якщо вам потрібно перемістити кадр або змінити розмір кадру, вам потрібно буде вибрати його за допомогою першого інструменту зі стрілкою ліворуч. Він називається інструментом виділення (на відміну від менш корисного інструмента прямого виділення, який є другою стрілкою у полі).

      

  Професійна порада №1: Виберіть перше поле. Ctrl + C для копіювання. Ctrl + V, щоб вставити нове поле в середині сторінки. Перетягніть нове поле у ​​потрібне положення. Це надзвичайно корисно, як тільки ви отримаєте крихітний X для прапорців.

  Професійна порада №2: важко використовувати мишу, щоб поставити “X” у потрібне положення. Після вибору кадру за допомогою клавіш зі стрілками на клавіатурі підсуньте кадр до потрібного положення.

  Порада No3: Усі зображення в InDesign починають виглядати жахливо. Це особливість, а не помилка! Подумайте про книгу. Power Excel 2017 With має 1400 зображень. Комп’ютер заглибиться, якщо вони спробують відобразити всі 1400 зображень у високій роздільній здатності. У вашому документі одне зображення, і ви, напевно, можете дозволити собі показувати зображення з високою роздільною здатністю. Виберіть зображення, клацнувши пробілом на формі. Клацніть правою кнопкою миші та виберіть Ефективність дисплея, Високоякісний дисплей. Престо! Зображення стає різким.

  

• Частина 4: Заповніть дані в Excel

  Свята електронна таблиця! Мені знадобилось так багато часу, щоб дістатися до частини техніки Excel.

  13. Помістіть прості заголовки з одного слова в рядок 1. Відформатуйте всі поля валют як валюту, інакше ви побачите, що $ 13,50 відображається як 13,5 у злитому PDF. Я розумію, що на бланку вже є знак долара, але $ 13,50 виглядає краще, ніж $ 13,5.
  14. Використовувати файл, Зберегти як. Збережіть документ як файл Excel, щоб ви могли редагувати його пізніше.
  15. Використовувати файл, Зберегти як. Збережіть документ як текст (з роздільниками табуляції) (* .txt). Не забудьте запам’ятати шлях та ім’я файлу, щоб ви могли їх знайти пізніше. Закрийте файл у Excel, інакше на кроці 17 з'явиться повідомлення про помилку.

• Частина 5: Повернутися до InDesign, щоб додати поля форми

  16. У меню InDesign виберіть «Вікно», «Службові програми», «Об’єднання даних». З’явиться крихітне вікно злиття даних, яке плаває десь над InDesign. Кожна маленька плаваюча панель в InDesign має цілу купу корисних команд, прихованих за тим, що вони називають меню панелі. Ось зображення піктограми меню панелі:

      
  17. Відкрийте меню панелі на об'єднанні даних. Виберіть Вибрати джерело даних. Перейдіть і виберіть файл .TXT із кроку 15. На панелі об’єднання даних тепер відображаються назви полів з рядка 1 вашої електронної таблиці. У світі перетягування можна подумати, що ви можете перетягнути ці поля у форму, але не можете. Натомість повторіть кроки 8 та 9, щоб намалювати нові рамки там, де ви хочете, щоб ці поля йшли. Зробіть рамки гарними та широкими на випадок, якщо одним із ваших співробітників є Джон Джейкоб Джингбебеллз III. Особливо для полів оплати праці та надурочних робіт LS-54S, можливо, вам доведеться змінити значення на 10 балів, щоб дозволити рамці відповідати.

  18. Клацніть всередині порожнього кадру для Ім'я. На панелі Злиття даних натисніть Ім'я. Престо! <> з'являється у кадрі. Повторіть для заробітної плати та ВВ

      
  19. Цей крок необов’язковий, але вартий шістдесяти секунд. Клацніть поле Попередній перегляд внизу ліворуч на панелі Об’єднання даних. Ви побачите дані з першого запису. Використовуйте піктограми зі стрілками вліво та вправо внизу панелі «Об’єднання даних», щоб побачити наступний запис.
  20. Збережіть файл InDesign, перш ніж виконувати злиття. На даний момент я зберіг свій документ, і ви можете завантажити його звідси.

  Щоб підвести підсумок, якщо ви заглянете на панель «Сторінки», ви виконували всю цю роботу в правій частині сторінки A-Master. Але за ескізом видно, що все на сторінці Master відображається на сторінці 1 вашого документа.

  

• Частина 6: Нарешті, злиття пошти

  21. Угорі панелі Data Merge є піктограма, яка виглядає як сторона плашки цифрою 4. Це символ для створення об’єднаного документа. Клацніть на ньому.

      

  22. Усі налаштування у "Створити об'єднаний документ" правильні. Клацніть OK.

      
  23. Ви отримаєте одне з двох повідомлень. Або: “Не було створено текст із заміщенням”, або “У цих записах у вас є текст із заміщенням”.

  У InDesign слова "Overset Text" означають, що у вас більше символів, ніж вміститься в текстовий кадр. Я не знайшов жодного еквівалента Excel Shrink to Fit. Якщо вони кажуть, що ви замінили текст на записі 450, перейдіть на сторінку 450 на панелі "Сторінки" і переконайтеся, що у вас є працівник із справді довгим ім'ям. Поверніться до правої сторони сторінки A-Master і змініть розмір кадру для цього поля.

  На цьому етапі у вас буде великий документ в InDesign. У моєму випадку у мене є 114 сторінок, оскільки у мене було 114 записів у файлі Excel. Клацніть будь-яку сторінку на панелі "Сторінки", щоб побачити цю сторінку із заповненими даними.

  Деякі поради: Меню панелі «Об’єднання даних» пропонує команду «Оновити джерело даних». Якщо ви змінили базовий файл Excel і зберегли як новий текстовий файл, скористайтеся командою, щоб отримати зміни. Вам доведеться повторити крок 21 для повторного об’єднання.

• Частина 7: Експорт у PDF, щоб можна було надрукувати

  24. У меню Файл виберіть Налаштування Adobe PDF (Високоякісний друк). Виберіть шлях до файлу та ім’я. Прийміть усі тисячі налаштувань у діалоговому вікні Експорт Adobe PDF. Клацніть OK

  Одне заключне зауваження тут: У реальному житті у нас працював 751 співробітник. Я двічі поміщав кожного працівника у файл, щоб ми могли надрукувати по два примірники для кожного працівника та зробити їх сортування. Отриманий 1502-сторінковий PDF-файл дивом був розміром лише 2,48 МБ! Якось майстрам Adobe вдалося зберегти одну копію зображення і повторно використовувати його знову і знову. Моя помилкова перша спроба об’єднати пошту за допомогою Excel створила непристойний на вигляд файл PDF розміром 150 МБ, який ніколи не можна було надіслати електронною поштою.

  Якщо ви не можете знайти копію InDesign або ці дії здаються вам занадто лякаючими, найміть консультанта Excel, який зробить для вас злиття пошти в PDF.