Сила зведених таблиць - статті TechTV

Вони повернулись !!!!

Чудово, коли телевізійне шоу «Заклик про допомогу» повернеться в ефір на TechTV Canada. Це мої нотатки до шоу про мою появу в епізоді 31.

25-річчя

У 2004 році відзначається 25-річчя винаходу, який змінив світ, - електронної таблиці. Ще в 1978 році електронна таблиця складалася із зеленого паперу книги, механічного олівця та гумки.

На малюнку вище, якщо ви виявили, що одне число було неправильним, вам доведеться стерти всі числа, виділені червоним нижче.

У 1979 році двоє хлопців все змінили. У 1978 році студент Массачусетського технологічного університету на ім’я Ден Бриклін уявив собі калькулятор із кулькою миші на дні. Він подумав, що було б круто мати можливість прокрутити попередні записи, змінити номер і оновити всі майбутні розрахунки. Об’єднавшись з Бобом Франкстоном, вони розробили першу в світі електронну таблицю. У жовтні 1979 року вони випустили VISIble CALCulator для Apple IIe і назвали його VisiCalc. Ось знімок екрана VisiCalc

До VisiCalc не було вагомих причин купувати персональний комп’ютер. Чи збиралися компанії витрачати тисячі доларів на гру в MicroChess? VisiCalc буквально керував усією індустрією ПК, оскільки багато компаній придбали ПК для запуску VisiCalc. Ден Бриклін і Боб Франкстон потрапили на обкладинку журналу Inc. Це Боб ліворуч і Ден праворуч.

Сьогодні, якщо ви відвідаєте DanBricklin.com, ви можете завантажити робочу копію VisiCalc, яка працюватиме у вікні DOS під Windows. Примітно, що вся програма становить лише 28 тис.!

Зведені таблиці

За 25 років справи пішли довгим шляхом. Сьогодні Microsoft Excel дуже потужний. Найпотужніша функція в Excel - це зведена таблиця. Спочатку вони були представлені в середині 80-х, коли вийшов Lotus Improv.

Почніть з добре сформованих даних у Excel

Ваші дані не повинні мати повністю порожніх рядків або стовпців. Над кожним стовпцем повинен бути унікальний заголовок. Слід переконатися, що заголовки знаходяться в одному рядку, а не в двох-трьох рядках. Мої зразки даних складають кілька сотень рядків даних рахунків-фактур.
Виберіть одну клітинку в наборі даних.

У меню виберіть Дані> Зведена таблиця та Звіт зведеної діаграми.
У кроці 1 майстра зведеної таблиці натисніть кнопку Готово, щоб прийняти всі значення за замовчуванням.
Тепер у вашій книзі з’явиться новий аркуш. Усі поля, доступні у вашому наборі даних, відображаються у списку полів зведеної таблиці.
Скажімо, ваш менеджер хоче отримати звіт про доходи за регіонами та продуктами. Перетягніть поле регіону зі списку полів і опустіть його в розділ Поля рядків тут. Зверніть увагу, що коли миша знаходиться у правильному місці, вказівник миші зміниться, щоб показати синю смужку в крайньому лівому куті зведеної таблиці.
Далі перетягніть поле Product зі списку полів і опустіть його в розділ Column Fields Here. На наступному зображенні зауважте, як синя частина вказівника миші знаходиться у 2-му прямокутнику зверху.
Далі перетягніть поле Дохід зі Списку полів і опустіть його в розділ Елементи даних. Синій розділ вказівника миші знаходиться в основній області аркуша.
Звіт зведеної таблиці заповнений. Ви дуже швидко узагальнили сотні рядків даних у невеликий звіт для свого менеджера.
Якщо ваша менеджерка схожа на мою, вона це побачить і скаже, що це майже ідеально. Чи можете ви повторно зробити це з продуктами, що зменшуються за розмірами, і регіонами, що перетинають верх? Саме тут зведена таблиця чудова.

Ви можете просто перетягнути заголовки сірого поля на нове місце, щоб змінити звіт.
За 2 секунди ви змінили звіт, щоб задовольнити запит менеджера.
Якщо менеджер хоче інший вигляд, перетягніть поле Product назад до списку полів і замініть його полем дати.

Дата магія

На зображенні вище ви маєте звіт за днями. За межами заводу з переробки не так багато людей повинні бачити дані по днях. Більшість хоче підсумок за місяцями. Ось секретний спосіб змінити щоденний звіт на щомісячний. Спочатку клацніть правою кнопкою миші вкладку поля Дата. Виберіть Групувати та Показати деталь, а потім Групувати.
У діалоговому вікні Групування виберіть місяці, квартали та роки. Клацніть OK.

Ви змінили свій звіт із щоденного на щомісячний.

10 найкращих клієнтів

Видаліть поля дати зі зведеної таблиці, перетягнувши їх назад до списку полів. Як тільки значок зміниться на червоний X, ви можете відпустити кнопку миші, щоб видалити поле.
Перетягніть поле клієнта до зведеної таблиці, щоб отримати звіт про всіх клієнтів. Якщо ви складаєте звіт для віце-президента, він може не піклуватися про весь список клієнтів. Він може просто побачити 10 найкращих або 5 найкращих клієнтів. Для початку клацніть правою кнопкою миші сіре поле клієнта. Виберіть Налаштування поля.
У діалоговому вікні Налаштування поля натисніть Додатково (як хтось коли-небудь мав це знайти ???).
Праворуч від діалогового вікна Додаткові параметри поля зведеної таблиці розміщена функція автопоказу 10 найкращих. Виберіть перемикач для Увімкнути. Якщо ви хочете, змініть, щоб показати топ-5 або 15.
Я не згадував про це в шоу, але ви також можете відсортувати результат у цьому діалоговому вікні. Ліворуч виберіть спадний, а потім Суму доходу.
Натисніть OK, щоб закрити це діалогове вікно. Натисніть OK ще раз, щоб закрити діалогове вікно Параметри поля. Результат - звіт про найвищих клієнтів від високого до нижчого.

Використання автоформату

Якщо ви спробуєте відформатувати зведену таблицю, а потім її зведіть, форматування може бути втрачено. Панель інструментів зведеної таблиці пропонує спеціальну кнопку автоматичного форматування. Виберіть цю кнопку, як показано
Тепер у вас є 22 заздалегідь створені формати для вашого звіту. Використовуйте смугу прокрутки, щоб переглянути їх усі. Виберіть цікавий формат і натисніть кнопку ОК.
Отриманий звіт буде відформатовано і збереже форматування навіть після повернення до нового звіту.